印刷する

[Vietnam Legal Update] Chứng nhận Apostille chính thức thay thế cho hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và Nhật Bản kể từ ngày 11/9/2026

Chứng nhận Apostille chính thức thay thế cho hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và Nhật Bản kể từ ngày 11/9/2026

2026.10.26

1. Giới thiệu

Ngày 23/7/2026, Chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille”). Kể từ ngày 11/9/2026, chứng nhận Apostille chính thức được triển khai tại Việt Nam, giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và các Quốc gia thành viên Công ước La Hay có quan hệ áp dụng với Việt Nam (các quốc gia thành viên Công ước không phản đối việc Việt Nam gia nhập) chỉ cần một chứng nhận duy nhất là chứng nhận Apostille, thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây. Bộ Ngoại giao đã ban hành thông báo hướng dẫn cách thức nộp hồ sơ chứng nhận tài liệu bằng hình thức Apostille tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Tính đến ngày 11 tháng 9 năm 2026, Nhật Bản là một trong 125 quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Theo Thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản về việc áp dụng Apostille thay thế hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và Nhật Bản (và ngược lại) chỉ cần một chứng nhận duy nhất là chứng nhận Apostille, thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây, qua đó đơn giản hóa đáng kể quy trình xác thực giấy tờ công qua lại giữa hai nước.

2. Những thay đổi chính

2.1. Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng

Chứng nhận Apostille được xác lập trên cơ sở Công ước La Hay 1961, có hiệu lực đối với Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước La Hay không phản đối việc Việt Nam gia nhập kể từ ngày 11/9/2026, và được hướng dẫn thực hiện chi tiết tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Tính đến ngày 11/9/2026, trong số 129 quốc gia thành viên Công ước (không tính Việt Nam), có 125 quốc gia đã xác lập quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam, trong đó có Nhật Bản. Riêng Cộng hòa Liên bang Đức, Cộng hòa Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước nên tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự song phương theo cơ chế truyền thống; Vương quốc Thái Lan mới gia nhập Công ước La Hay và Công ước La Hay chỉ có hiệu lực đối với Thái Lan kể từ ngày 28/02/2027.

Cần lưu ý, chứng nhận Apostille chỉ thay thế bước hợp pháp hóa lãnh sự - tức bước xác nhận con dấu, chữ ký của cơ quan có thẩm quyền trên giấy tờ công để sử dụng ở nước ngoài mà không thay thế yêu cầu công chứng đối với giấy tờ cần công chứng trước khi nộp, và cũng không thay thế yêu cầu dịch thuật, chứng thực bản dịch theo quy định của cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Việt Nam hoặc Nhật Bản.

2.2. Thủ tục xin chứng nhận Apostille đối với giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Theo Thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp mà cần sử dụng tại Việt Nam, người có nhu cầu nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille trực tiếp tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản, không còn phải nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản như trước đây. Tuy nhiên, trường hợp Nhật Bản có nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille hoặc có vùng lãnh thổ có cơ quan cấp riêng thì phải liên hệ cơ quan tương ứng với nơi cấp giấy tờ. Sau khi được cấp chứng nhận Apostille, giấy tờ được công nhận giá trị pháp lý để sử dụng tại Việt Nam mà không cần thêm bất kỳ bước hợp pháp hóa lãnh sự nào khác.

2.3. Thủ tục xin Apostille đối với giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Đối với giấy tờ công do cơ quan Việt Nam cấp cần sử dụng tại Nhật Bản, lưu ý rằng Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản sẽ không cấp chứng nhận Apostille. Thay vào đó, khi một chứng nhận Apostille được yêu cầu, toàn bộ giấy tờ công của Việt Nam cần được đề nghị cấp chứng nhận Apostille ở trong nước cụ thể là Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự), địa chỉ 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội, hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh.

Hồ sơ cơ bản gồm (i) Tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille (theo mẫu APO/TK ban hành kèm Thông tư 12/2026/TT-BNG của Bộ Ngoại giao) kèm bản scan các giấy tờ đề nghị cấp Apostille đăng tải trên Cổng Dịch vụ công quốc gia[1] hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao[2], và (ii) giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp Apostille (đã được dịch thuật và công chứng/chứng thực nếu có yêu cầu). Lệ phí nộp bằng hình thức chuyển khoản theo mã QR trên Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Thời gian giải quyết là 1 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 1 đến 4 giấy tờ công, 2 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 5 đến 9 giấy tờ công, và 4 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

2.4. Vai trò của cơ quan đại diện ngoại giao sau khi Công ước có hiệu lực

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản không còn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của Nhật Bản thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille. Đại sứ quán tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ nằm ngoài phạm vi áp dụng của Công ước (ví dụ giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập, hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan theo Điều 1 Công ước Lahay).

3. Tác động đối với doanh nghiệp và cá nhân Nhật Bản

Trước đây, các giấy tờ do Nhật Bản cấp được sử dụng trong hoạt động đầu tư và doanh nghiệp tại Việt Nam cần phải được xử lý qua nhiều bước: công chứng tại Nhật Bản, xác nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, và hợp pháp hóa lãnh sự. Từ nay, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện một bước chứng nhận Apostille duy nhất do Bộ Ngoại giao Nhật Bản cấp, giúp rút ngắn đáng kể thời gian và chi phí chuẩn bị hồ sơ, đặc biệt có ý nghĩa đối với các giao dịch có yêu cầu chặt chẽ về thời hạn thực hiện.

Đối với lao động và cư trú: hồ sơ xin cấp giấy phép lao động (trong một số trường hợp giấy phép lao động là một trong những giấy tờ cần thiết để xin thẻ tạm trú). Người lao động Nhật Bản tại Việt Nam thường được yêu cầu cung cấp các giấy tờ hỗ trợ bao gồm văn bằng, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe do cơ quan Nhật Bản cấp. Việc chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản, thay vì phải nộp thêm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản. Điều này giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ nhân sự, đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần điều động nhân sự sang Việt Nam trong thời gian ngắn.

Đối với giấy tờ Việt Nam cần sử dụng tại Nhật Bản: Khi cần sử dụng các giấy tờ công của Việt Nam tại Nhật Bản, hiện tại chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, mà không cần nộp thêm hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản tại Việt Nam.

Lưu ý về rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp, cá nhân cần rà soát kỹ từng loại giấy tờ dự kiến sử dụng để xác định giấy tờ đó có thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille hay không. Các tài liệu nằm ngoài phạm vi của Công ước bao gồm văn bản do viên chức ngoại giao/lãnh sự lập, hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan,… Các tài liệu này vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục truyền thống. Yêu cầu về dịch thuật và chứng thực bản dịch tại Việt Nam hoặc Nhật Bản cũng vẫn được duy trì song song với thủ tục xin chứng nhận Apostille.
Trong giai đoạn quy định mới vừa được triển khai Công ước này, doanh nghiệp và cá nhân nên chủ động rà soát lại các giấy tờ đang hoặc sẽ sử dụng giữa hai nước để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille tương ứng, và chuẩn bị hồ sơ phù hợp với quy định mới giúp tránh sự chậm trễ trong các thủ tục hành chính tại một trong hai quốc gia.

[1] https://vpcp.dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

[2] https://dichvucong.mofa.gov.vn/