[Vietnam Legal Update] Câu hỏi thường gặp về Nội quy lao động tại Việt Nam

STT

Câu hỏi

Câu trả lời

1.    

Nội quy lao động là gì và tại sao chúng lại quan trọng?

NQLĐ là nội quy do người sử dụng lao động ban hành để điều chỉnh:

• Tiêu chuẩn nghề nghiệp: Thời giờ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, an toàn tại nơi làm việc;
• Ứng xử và kỷ luật: Các hành vi bị nghiêm cấm và các hình thức kỷ luật tương ứng;
• Quyền và nghĩa vụ hoạt động: Trách nhiệm của người lao động và cơ quan quản lý của người sử dụng lao động.

Trên thực tế, NQLĐ hoạt động như một nền tảng pháp lý để thực thi kỷ luật tại nơi làm việc. Nếu không có NQLĐ hợp lệ, khả năng áp dụng các biện pháp kỷ luật (bao gồm cả chấm dứt hợp đồng lao động) của người sử dụng lao động sẽ bị hạn chế đáng kể.

Vấn đề cốt lõi: Trong giải quyết tranh chấp (bao gồm trọng tài lao động hoặc tố tụng tại tòa án), NQLĐ thường là một trong những tài liệu đầu tiên được xem xét để đánh giá tính hợp pháp của các hành động của người sử dụng lao động.

2.    

NQLĐ có bắt buộc đối với tất cả các chủ lao động không?

Tùy thuộc vào số lượng nhân viên.

Yêu cầu bắt buộc: Người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải ban hành NQLĐ bằng văn bản và đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 nhân viên): Không bắt buộc phải có NQLĐ bằng văn bản chính thức. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn cần thiết lập nội quy (thông qua hợp đồng lao động hoặc chính sách đơn giản hóa) để duy trì kỷ luật. Nếu không có các quy tắc được lập thành văn bản này, việc thực thi các hình phạt hầu như là không thể.

Hậu quả pháp lý của việc không đăng ký NQLĐ

Nếu người sử dụng lao động thuộc đối tượng bắt buộc phải có NQLĐ nhưng không đăng ký, thì văn bản đó không có giá trị pháp lý, ngay cả khi người lao động đã ký tên hoặc văn bản đã được niêm yết tại nơi làm việc nhiều năm.

3.    

NQLĐ phải bao gồm những nội dung chính nào?

NQLĐ phải bao gồm nghiêm ngặt chín (09) nội dung bắt buộc:

1. Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm thêm giờ, ngày lễ, ngày nghỉ, v.v.
2. Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động công việc, v.v.
3. An toàn và vệ sinh lao động: Các quy trình an toàn và tiêu chuẩn về vệ sinh lao động, v.v.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục: Định nghĩa, trình tự, thủ tục xử lý (bắt buộc), v.v.
5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: Quản lý bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ và tài sản công ty, v.v.
6. Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác: Các trường hợp điều chuyển người lao động sang làm công việc khác.
7. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: Danh mục cụ thể các hành vi bị cấm. Giới hạn trong 04 hình thức: Khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương; cách chức; hoặc sa thải.
8. Trách nhiệm vật chất: Trình tự, thủ tục bồi thường thiệt hại đối với tài sản bị hư hỏng hoặc mất mát, v.v.
9. Người có thẩm quyền áp dụng các biện pháp kỷ luật: Chỉ định người (hoặc những người) được ủy quyền áp dụng các biện pháp kỷ luật.

Ý kiến tư vấn: Thiếu một trong chín (09) nội dung này và bị cơ quan có thẩm quyền từ chối chấp nhận đăng ký hoặc không đăng ký văn bản sẽ khiến NQLĐ không có hiệu lực pháp lý, dẫn đến công ty có rủi ro kiện tụng cao trong các tranh chấp lao động.

4.    

Thủ tục tiêu chuẩn để đăng ký NQLĐ là gì?

Quá trình đăng ký bao gồm nhiều bước quan trọng về mặt pháp lý:

Bước 1 - Soạn thảo

NQLĐ phải được soạn thảo phù hợp với pháp luật Việt Nam và được điều chỉnh phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế của người sử dụng lao động.

Bước 2 – Tư vấn

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động (nếu có).

Ý nghĩa pháp lý: Việc không thực hiện bước này có thể dẫn đến việc NQLĐ bị rủi ro trong quá trình tham gia tố tụng.

Bước 3 – Phát hành

NQLĐ phải được người sử dụng lao động chính thức ban hành trước khi nộp hồ sơ.

Bước 4 – Nộp hồ sơ

Hồ sơ đăng ký phải được nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong vòng 10 ngày.

Bước 5 - Xem xét theo cơ quan có thẩm quyền

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ trong vòng 07 ngày làm việc và có thể:

• chấp nhận và ghi nhận NQLĐ; hoặc
• đề nghị sửa đổi, bổ sung.

5.    

Các bước để nộp NQLĐ qua cổng dịch vụ công là gì?

Bước 1: Truy cập vào website Dịch vụ công https://dichvucong.gov.vn/ và chọn "Đăng ký"/"Đăng nhập".

Bước 2: Chọn thủ tục hành chính "Đăng ký nội quy lao động của công ty" (Mã số: 2.001955).

Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện, sau đó chọn "Nộp hồ sơ".

Bước 4: Kiểm tra kỹ cơ quan gửi. Sau đó chọn nút "Gửi trực tuyến".

Bước 5: Đăng nhập.

Bước 6: Lựa chọn cơ quan thực hiện. Sau đó chọn "Đồng ý" và "Tiếp tục".

Bước 7: Điền thông tin và đính kèm NQLĐ. Sau đó chọn "Tiếp tục" để gửi đơn đăng ký.

6.    

Công ty mẹ ở nước ngoài có thể trực tiếp áp dụng các chính sách toàn cầu của mình cho công ty con tại Việt Nam không?

Không hoàn toàn.

Các chính sách toàn cầu của một tập đoàn có thể đóng vai trò như một khung tham chiếu hữu ích; tuy nhiên, bất kỳ NQLĐ nào được thực hiện tại Việt Nam đều phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật lao động Việt Nam.

Trên thực tế, một số điều khoản thường thấy trong các chính sách toàn cầu có thể không hoàn toàn tương thích hoặc có thể thực thi theo luật pháp Việt Nam trừ khi chúng được địa phương hóa và điều chỉnh phù hợp với khung pháp lý Việt Nam.

7.    

Cần tiếp cận các NQLĐ như thế nào từ góc độ quản lý rủi ro?

Thay vì coi NQLĐ như một tài liệu mẫu tiêu chuẩn, người sử dụng lao động nên:

(i) Tùy chỉnh NQLĐ

Phản ánh hoạt động kinh doanh thực tế, rủi ro ngành và cơ cấu lực lượng lao động.

(ii) Đảm bảo khả năng thực thi

NQLĐ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Rõ ràng;
• Có thể đo lường được;
• Áp dụng nhất quán.

(iii) Phù hợp với chính sách nội bộ

NQLĐ phải phù hợp với hợp đồng lao động, chính sách nhân sự và thông lệ của công ty.

(iv) Thực hiện văn bản

Người sử dụng lao động nên:

• Thông báo NQLĐ cho nhân viên;
• Nhận xác nhận bằng văn bản;
• Duy trì hồ sơ để kiểm tra hoặc tranh chấp.

8.    

Công ty mẹ nước ngoài có nhiều công ty con tại Việt Nam có thể sử dụng cùng một NQLĐ cho các công ty đó không?

Ở một mức độ nhất định, các công ty cùng một tập đoàn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là mỗi pháp nhân tại Việt Nam nên duy trì NQLĐ riêng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mình, bao gồm:

• Cơ cấu tổ chức;
• (Các) địa điểm kinh doanh;
• Ngành nghề kinh doanh và hoạt động; và
• Các chi tiết pháp lý của tổ chức có liên quan.

Trên thực tế, các cơ quan quản lý lao động thường mong đợi hồ sơ đăng ký NQLĐ phản ánh chính xác pháp nhân cụ thể mà các quy định áp dụng. Do đó, mặc dù các điều khoản cốt lõi về cơ bản có thể giống nhau giữa các đơn vị trong cùng một nhóm, nhưng NQLĐ nên được tùy chỉnh để đảm bảo tính nhất quán với đặc điểm và chi tiết đăng ký của từng công ty.

9.    

Người sử dụng lao động có thể xử phạt bằng tiền đối với người lao động do vi phạm NQLĐ không?

Không. Pháp luật lao động Việt Nam không cho phép người sử dụng lao động phạt tiền, giảm lương thay cho các biện pháp kỷ luật theo quy định của NQLĐ và pháp luật hiện hành.

Các hình thức xử lý kỷ luật hợp pháp bao gồm:

• Khiển trách;
• Tạm hoãn nâng lương tối đa 06 tháng;
• Giáng chức;
• Sa thải.

10.          

Quấy rối tình dục tại nơi làm việc có bắt buộc phải được giải quyết trong NQLĐ không?

Đúng. Theo pháp luật lao động Việt Nam, các quy định về phòng ngừa và xử lý quấy rối tình dục tại nơi làm việc là nội dung bắt buộc của NQLĐ.

Trên thực tế, người sử dụng lao động nên xác định rõ:

• các hành vi bị cấm;
• thủ tục khiếu nại, xử lý;
• hình thức kỷ luật; và
• nghĩa vụ bảo mật trong quá trình điều tra.

Các quy định rõ ràng giúp người sử dụng lao động giảm thiểu rủi ro pháp lý và uy tín trong khi vẫn duy trì môi trường làm việc an toàn.

11.          

Có cần thiết phải dịch NQLĐ sang tiếng nước ngoài cho người lao động nước ngoài không?

Không nhất thiết. Pháp luật Việt Nam không yêu cầu rõ ràng NQLĐ phải được cấp bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, đối với người sử dụng lao động có nhân viên nước ngoài, nên chuẩn bị phiên bản song ngữ để đảm bảo hiểu và tuân thủ đúng cách.

Ý kiến tư vấn: Trong các kịch bản tranh chấp, phiên bản tiếng Việt nói chung sẽ được ưu tiên áp dụng; tuy nhiên, sự không nhất quán giữa các phiên bản ngôn ngữ có thể tạo ra rủi ro diễn giải.

12.          

Những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ đăng ký NQLĐ bị sửa đổi, bổ sung là gì?

Một số vấn đề phổ biến nhất bao gồm:

• các quy định trong NQLĐ không phù hợp với pháp luật lao động Việt Nam;
• không bao gồm các quy định bắt buộc về quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• quy định xử phạt tiền hoặc trừ tiền lương để xử lý kỷ luật;
• không có biên bản chứng minh tham vấn với tổ chức đại diện người lao động (nếu có); hoặc
• không thống nhất về chữ ký hoặc tài liệu chứng minh trong hồ sơ đăng ký.

Đây là những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài gặp phải, đặc biệt là những doanh nghiệp lần đầu thành lập hoặc hoạt động tại Việt Nam. Xem xét kỹ lưỡng các nội dung pháp lý đối với cả NQLĐ và các tài liệu hỗ trợ trước khi nộp có thể giúp giảm thiểu rủi ro yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung từ cơ quan lao động.

13.          

Khi nào NQLĐ có hiệu lực?

NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động có ít hơn 10 lao động và có NQLĐ bằng văn bản thì ngày có hiệu lực do người sử dụng lao động xác định trong NQLĐ.

14.          

NQLĐ có thể được áp dụng hồi tố không?

Không. NQLĐ không thể được áp dụng hồi tố đối với hành vi xảy ra trước ngày có hiệu lực.

Ý kiến tư vấn: Trên thực tế, các biện pháp kỷ luật chỉ nên được áp dụng đối với các hành vi vi phạm xảy ra sau ngày NQLĐ có hiệu lực và sau khi người lao động đã được thông báo đầy đủ về các quy tắc và nghĩa vụ liên quan. Bất kỳ hình thức kỷ luật nào dựa trên đơn hồi tố có thể được coi là không hợp lệ và không thể thi hành.

15.          

Quy định nào trong NQLĐ có nhiều khả năng bị tranh chấp nhất?

Trên thực tế, tranh chấp thường phát sinh liên quan đến:

• căn cứ miễn nhiệm;
• thủ tục xử lý kỷ luật;
• vi phạm hoặc hành vi sai trái không được xác định rõ ràng;
• giờ làm việc và sắp xếp thời gian làm việc; và
• nghĩa vụ bảo mật.

Do đó, các quy định này cần được soạn thảo cẩn thận với từ ngữ rõ ràng, thiết thực để giảm thiểu các tranh chấp tiềm ẩn và đảm bảo áp dụng hiệu quả trong thực tế.

16.          

NQLĐ có nên phù hợp với hợp đồng lao động và sổ tay nội bộ của Tập đoàn không?

Đúng. Trên thực tế, nhiều công ty FDI áp dụng đồng thời nhiều văn bản nội bộ, bao gồm:

• Hợp đồng lao động;
• Nội quy lao động (NQLĐ);
• Sổ tay nhân viên;
• Quy tắc ứng xử; và
• Chính sách tuân thủ toàn cầu.

Các tài liệu này phải nhất quán và phù hợp với nhau. Nếu có bất kỳ sự mâu thuẫn hoặc mâu thuẫn nào giữa các văn bản này, Công ty có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện, thực thi và xử lý tranh chấp lao động.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tất cả các chính sách, văn bản nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật lao động hiện hành của Việt Nam. Đặc biệt, khi các quy định nội bộ hoặc chính sách toàn cầu khác với các yêu cầu pháp lý bắt buộc của Việt Nam, Công ty phải ưu tiên tuân thủ pháp luật Việt Nam khi áp dụng các quy định đó tại Việt Nam.

17.          

Người sử dụng lao động có thể sa thải một nhân viên nếu họ không có NQLĐ không?

Có, nhưng chỉ khi người sử dụng lao động có ít hơn 10 người lao động và hành vi vi phạm liên quan được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật lao động.

18.          

Doanh nghiệp không đăng ký NQLĐ bị phạt bao nhiêu?

Các công ty không đăng ký giấy phép cư trú vĩnh viễn (ILR) có thể bị phạt từ 10.000.000 VND đến 20.000.000 VND.

19.          

Mức phạt tiền đối với hành vi không thông báo cho tất cả các công ty hoặc không đăng tải nội dung chính của NQLĐ là bao nhiêu?

Doanh nghiệp không thông báo cho tất cả người lao động về NQLĐ hoặc không niêm yết nội dung chính của NQLĐ ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.